Ile kosztuje program dla wypożyczalni rowerów i co wybrać

Trzy sposoby płacenia za system rezerwacji

Wypożyczalnie rowerów płacą za oprogramowanie na trzy sposoby. Pierwszy to stały abonament miesięczny lub roczny. Drugi to prowizja od wartości każdej rezerwacji, zwykle kilka procent. Trzeci to jednorazowa opłata za wdrożenie, często w systemach robionych na zamówienie. Każdy model ma sens w innej sytuacji, dlatego najpierw policz, ile rezerwacji naprawdę przyjmujesz.

Abonament, czyli koszt, który znasz z góry

Abonament jest przewidywalny. Płacisz tyle samo w lipcu i w lutym, więc dobrze pasuje do wypożyczalni z długim sezonem lub kilkoma punktami. W WypozyczRower plan Start kosztuje 79 zł netto miesięcznie i obejmuje do 20 rowerów, plan Sezon 199 zł netto i do 100 rowerów, a plan Sieć 499 zł netto bez limitu floty. Przy rozliczeniu rocznym ceny są o połowę niższe. Do kwot dolicza się 23% VAT, a aktualne zestawienie jest w cenniku.

Prowizja, czyli koszt rosnący razem z obrotem

Prowizja wydaje się tania, dopóki sezon jest słaby. Przy wypożyczalni, która w wakacje robi 30 tysięcy złotych obrotu przez rezerwacje online, prowizja kilku procent daje kilkaset złotych miesięcznie, czyli więcej niż abonament na plan Sezon. Dlatego prowizja opłaca się głównie bardzo małym punktom, które przyjmują kilka rezerwacji miesięcznie.

Prosty rachunek wykonasz tak. Weź średnią wartość jednej rezerwacji, pomnóż przez liczbę rezerwacji online w miesiącu szczytu i przez stawkę prowizji. Wynik porównaj z abonamentem. Jeśli prowizja jest wyższa przez dwa miesiące w roku, abonament wygrywa w skali sezonu.

Zeszyt i arkusz też kosztują

Wiele wypożyczalni zaczyna od zeszytu albo arkusza kalkulacyjnego i uznaje, że to nic nie kosztuje. Koszt ukryty jest w godzinach spędzonych przy telefonie, w podwójnych rezerwacjach tego samego roweru i w klientach, którzy zarezerwowali telefonicznie i nie przyszli. Jeśli odbierasz codziennie dziesięć telefonów o dostępność, po 3 minuty każdy, to pół godziny dziennie, czyli ponad piętnaście godzin w miesiącu szczytu.

Na co zwrócić uwagę poza ceną

• Czy system pokazuje dostępność każdego roweru osobno, z podziałem na rozmiary i typy.
• Czy klient może wpłacić zaliczkę przy rezerwacji, bo to ona ogranicza niestawiennictwo.
• Czy w cenie są kolejne punkty odbioru, jeśli dołożysz drugi lokal.
• Czy system obsługuje rowery elektryczne z osobną kaucją i stawką.
• Czy dostajesz fakturę VAT i jak wygląda rozliczenie roczne.
• Czy profil wypożyczalni jest widoczny w wyszukiwarce, bo sam kalendarz nie przyprowadzi klientów.

Ile rowerów, taki plan

Wypożyczalnia z kilkunastoma rowerami miejskimi i jednym punktem zmieści się w planie Start. Jeśli masz od 20 do 100 rowerów, sezon trwa od maja do września i chcesz pobierać zaliczki, potrzebujesz planu Sezon. Sieć z kilkoma lokalami, pracownikami o różnych uprawnieniach i fakturami zbiorczymi wybiera plan Sieć lub Enterprise. Wypożyczalnie z elektrykami, osobnymi stawkami i kaucjami mają własny opis w materiale o programie dla wypożyczalni rowerów elektrycznych. Hotele i ośrodki z niewielką flotą dla gości opisaliśmy osobno w materiale o systemie rezerwacji rowerów dla hoteli i ośrodków.

Przykładowy rachunek dla małej wypożyczalni

Załóżmy wypożyczalnię z 15 rowerami miejskimi i trzema elektrycznymi, która od maja do września przyjmuje około 120 rezerwacji miesięcznie. Plan Start przy płatności miesięcznej to 79 zł netto, czyli 94,17 zł brutto. Jedna zaoszczędzona godzina przy telefonie w tygodniu zwraca ten koszt, jeśli wyceniasz swój czas na kilkadziesiąt złotych. Nie liczymy tu dodatkowych rezerwacji z wyszukiwarki, które są głównym powodem, dla którego warto mieć profil.

Odwołania i niestawiennictwo, czyli gdzie ucieka marża

Rower, który stoi, bo klient nie przyszedł, to utracony przychód z dnia, którego nie odzyskasz. Zaliczka pobierana przy rezerwacji ogranicza ten problem i daje podstawę do zatrzymania części kwoty przy późnym odwołaniu. Przy kilku niestawiennictwach w tygodniu szczytu zaliczka potrafi sama pokryć abonament. Ustal w ofercie jasne zasady odwołania i pokaż je klientowi przed płatnością.

Kiedy nie warto płacić za system

Jeśli wypożyczasz kilka rowerów w sezonie, nie masz zapytań z internetu i znasz każdego klienta z imienia, zeszyt wystarczy. System zaczyna się opłacać, gdy rezerwacje przychodzą z różnych kanałów, rowery są w ciągłym obrocie, a Ty nie chcesz być przy telefonie w każdy weekend. Wtedy kalendarz i zaliczka oszczędzają więcej czasu, niż kosztuje abonament.

Podsumowanie wyboru

Wybierz abonament, jeśli masz stały sezon i kilkadziesiąt rezerwacji miesięcznie. Prowizja sprawdza się przy bardzo małym ruchu. Zeszyt zostaje dla punktu, który wypożycza kilka rowerów. Rozważ też, jak szybko możesz uruchomić profil, bo sezon nie czeka. Jeśli prowadzisz większą wypożyczalnię i telefony od klientów blokują obsługę na miejscu, warto sprawdzić także chatbota, który odpowiada klientom po polsku całą dobę, bo część pytań o godziny otwarcia i kaucję da się załatwić bez człowieka.

Chcesz sprawdzić plan dla swojej floty. Zobacz program dla wypożyczalni z rezerwacjami online i załóż profil w planie, który pasuje do sezonu.