Arkusz czy program do wypożyczalni rowerów przy rezerwacjach online

Kiedy arkusz w zupełności wystarcza

Mała wypożyczalnia z kilkoma rowerami, jednym punktem i klientami, którzy dzwonią lub piszą na komunikatorze, poradzi sobie z tabelą. Kolumny z datą, rowerem, nazwiskiem i telefonem dają wgląd w tydzień. Koszt to zero, a nauka zajmuje kwadrans.

Problem zaczyna się wtedy, gdy tabelę edytują dwie osoby naraz albo gdy rezerwacja przychodzi w trakcie obsługi innego klienta. Wystarczy jeden zapis dopisany na innym arkuszu, żeby ten sam rower trafił do dwóch osób.

Gdzie arkusz zaczyna kosztować więcej niż program

• Podwójne rezerwacje tego samego roweru, bo nikt nie widzi aktualnego stanu w jednej chwili.
• Rezerwacje przyjmowane tylko w godzinach, kiedy ktoś odbiera telefon.
• Brak zaliczek, więc część terminów zostaje pusta bez ostrzeżenia.
• Ręczne wysyłanie potwierdzeń i przypomnień.
• Brak podziału na rozmiary ram i typy rowerów, przez co klient dostaje nie ten sprzęt.

Prosty rachunek

Załóż wypożyczalnię, która przyjmuje 80 rezerwacji miesięcznie w sezonie po 90 zł. Jeśli co dziesiąty klient nie przychodzi, tracisz osiem rezerwacji, czyli około 720 zł przychodu miesięcznie. Zaliczka rzędu 30 procent nie odzyska całej kwoty, ale zmniejsza liczbę rezygnacji i część pieniędzy zostaje u Ciebie, nawet gdy rower stoi.

Plan Start kosztuje 79 zł netto miesięcznie, a plan Sezon z zaliczkami 199 zł netto. Przy rozliczeniu rocznym ceny są o połowę niższe, a do kwot dolicza się 23% VAT. Jeśli program zatrzyma choćby kilka rezygnacji w miesiącu albo pozwoli przyjąć rezerwacje po godzinach pracy, abonament zwraca się szybko. Aktualne ceny sprawdzisz w cenniku.

Co daje program do wypożyczalni rowerów

Kalendarz pokazuje każdy rower osobno, więc widzisz, który wraca dziś, a który wyjeżdża jutro. Klient wybiera termin i rozmiar na stronie, bez dzwonienia, a rezerwacja blokuje konkretną sztukę. Potwierdzenie z zasadami kaucji i odwołania wysyła się samo.

Szczegóły funkcji opisujemy na stronie program do obsługi wypożyczalni z rezerwacją online. Jeśli prowadzisz kilka lokali i pracowników sezonowych, zajrzyj do programu dla sieci wypożyczalni rowerów.

Jak przejść z arkusza bez bałaganu w sezonie

• Zacznij poza sezonem albo w tygodniu o najmniejszym ruchu.
• Dodaj rowery z rozmiarami i typami, tak jak mają stać w kalendarzu.
• Przepisz tylko rezerwacje na najbliższe tygodnie, starych nie przenoś.
• Przez pierwszy tydzień prowadź arkusz równolegle i porównuj stan.
• Ustaw zaliczkę i zasady odwołania przed publikacją profilu.

Papierowa umowa czy podpis online

Przy droższych rowerach i dłuższym wynajmie warto mieć umowę z opisem stanu sprzętu. Wiele wypożyczalni przechodzi na podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej, na przykład przez podpisywanie umów online, żeby nie drukować i nie skanować kart przy każdym wydaniu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu

• Czy rezerwacje klient robi sam, bez kontaktu z Tobą.
• Czy program obsługuje zaliczki i kaucje osobno dla typów rowerów.
• Czy kalendarz działa na telefonie, bo w sezonie nie siedzisz przy komputerze.
• Czy cena rośnie z flotą i punktami, czy jest przewidywalna w abonamencie.
• Czy dane można wyeksportować do księgowości.

Rezerwacje po godzinach, czyli pieniądze, których arkusz nie zbiera

Turysta planuje wyjazd wieczorem, na telefonie, często w niedzielę. Jeśli jedyną drogą do rezerwacji jest telefon w godzinach otwarcia, część takich osób wybierze wypożyczalnię, która pozwala zarezerwować rower od razu. Rezerwacja online nie wymaga Twojej obecności, a termin zostaje zablokowany w kalendarzu, zanim zdążysz wrócić do lokalu.

To szczególnie ważne przy rowerach elektrycznych, które są najdroższe i najczęściej wynajmowane z wyprzedzeniem. Gdy klient widzi wolny termin i może od razu wpłacić zaliczkę, decyzja zapada w jednej wizycie na stronie. Opis ustawień dla elektryków znajdziesz w materiale o programie dla wypożyczalni rowerów elektrycznych.

Pracownicy sezonowi i błędy przy wydaniu

W sezonie obsługę często prowadzą osoby, które pierwszy raz widzą Twoją tabelę. W arkuszu każdy może nadpisać cudzy wiersz, usunąć formułę albo wpisać datę w innym formacie. W programie pracownik widzi listę wydań i zwrotów na dziś, odhacza je po kolei i nie ma dostępu do cennika. Rzadziej trzeba dzwonić z pytaniem, czy rower numer siedem jest już wolny.

Warto też zadbać o notatkę o stanie sprzętu przy wydaniu. Zapis w karcie rezerwacji, z datą i godziną, jest czytelniejszy niż komentarz w komórce arkusza i łatwiej się do niego odwołać przy potrąceniu z kaucji. Zasady kaucji i zaliczek opisaliśmy w artykule zaliczka i kaucja w wypożyczalni rowerów.

Dane klientów i porządek w dokumentach

Arkusz z numerami telefonów i nazwiskami łatwo przypadkowo udostępnić lub skopiować. W programie dane klientów leżą w jednym koncie z kontrolą dostępu, a eksport do księgowości robisz wtedy, gdy go potrzebujesz. Dla właściciela to także mniej pracy na koniec miesiąca, bo rezerwacje i płatności są już uporządkowane.

Najczęstsze obawy przed zmianą

• Boję się, że klienci nie ogarną rezerwacji online. W praktyce rezerwacja wygląda jak zamówienie w sklepie, a klient, który woli telefon, nadal może zadzwonić, a Ty wpiszesz rezerwację ręcznie.
• Mam za mało rowerów, żeby się opłacało. Plan Start jest zaprojektowany dla małych flot do 20 sztuk, a abonament możesz rozliczać rocznie ze zniżką.
• Nie mam czasu na wdrożenie. Dodanie rowerów i kalendarza zajmuje zwykle jedno popołudnie.

Jak policzyć, czy program Ci się opłaca

Zapisz przez dwa tygodnie sezonu trzy liczby: ile rezerwacji nie doszło do skutku, ile razy rower był wpisany dwa razy oraz ile minut dziennie schodzi na odpisywanie o dostępność. Pomnóż niestawiennictwa przez średnią wartość rezerwacji, a czas przez swoją godzinową stawkę lub koszt pracownika. Jeśli suma w miesiącu przekracza abonament planu Start albo Sezon, decyzja jest prosta.

Przy wypożyczalni z 15 rowerami i ruchem weekendowym zwykle największą pozycją są puste terminy po rezygnacjach bez zaliczki, a nie sam koszt czasu. Dlatego plan z zaliczkami bywa lepszym wyborem niż najtańszy wariant, o ile sezon trwa dłużej niż dwa miesiące.

Gdzie zaczyna się potrzeba planu dla większej floty

Do 20 rowerów i jednego punktu wystarcza plan Start. Gdy flota rośnie do kilkudziesięciu sztuk, pojawiają się dodatkowe punkty odbioru i potrzeba zaliczek, naturalnym krokiem jest plan Sezon. Wypożyczalnie z kilkoma lokalami, pracownikami o różnych uprawnieniach i fakturami zbiorczymi wybierają plan Sieć. Zanim zdecydujesz, porównaj funkcje i ceny w cenniku.

Lista kontrolna przed rezygnacją z arkusza

• W ostatnim sezonie zdarzyły się co najmniej dwie podwójne rezerwacje.
• Klienci pytają o rezerwację wieczorem lub w weekend, gdy nikt nie odbiera.
• Chcesz pobierać zaliczkę, a nie liczysz na zaufanie klienta.
• Dwie lub więcej osób wprowadza rezerwacje do tego samego pliku.
• Masz albo planujesz drugi punkt odbioru.

Jeśli zaznaczyłeś trzy punkty lub więcej, arkusz kosztuje Cię już więcej, niż pokazuje jego cena. Jeśli dwa lub mniej, zostań przy tabeli, ale ustal jeden plik i jedną osobę odpowiedzialną za wpisy.

Podsumowanie

Zostań przy arkuszu, jeśli masz kilka rowerów i jedną osobę przy telefonie. Przejdź na program, gdy zdarzają się podwójne rezerwacje, chcesz pobierać zaliczki lub przyjmować rezerwacje całą dobę. Wypożyczalnie rozważające zmianę mogą założyć profil w planie Start i sprawdzić kalendarz na własnej flocie.